121 : Reuniões Oficiais

Na Sociedade do Olho da Mente, cada cargo primário tende a ter assistentes, e eles tendem a ter colegas e companheiros que eles precisam se comunicar. Na verdade, a comunicação é a chave para a eficácia de cada função. Reuniões regulares ajudam a garantir uma boa comunicação em pessoa e ajudam a construir a confiança e trabalho em equipe. O objetivo deste módulo breve é discutir o planejamento e realização destes encontros e como garantir que você e sua equipe obtenha o máximo benefício a partir deles.

Você pode perguntar, por que se preocupar em planejar a reunião? O planejamento cuidadoso permite que você seja eficaz e produtivo em um curto espaço de tempo, que irá incentivar a participação e agregar valor ao invés de adicionar uma tarefa árdua. Mantenha-o rápido, eficaz e agradável, e sua equipe estará mais propensa a participar. Reunir todo mundo, começar na hora, cuidar dos assuntos, e então, deixar os que querem sair e conversar fazer isso enquanto ainda permitir que os outros que precisam continuar de fazer isso.

Prepare-se para a reunião antes do tempo. Grande parte da parcela de “fatos” da reunião (que é “O que está acontecendo?” ao invés de “O que nós gostamos de fazer sobre isso?”) pode ser abordada em um e-mail antes da reunião, mantendo a reunião mais curta. Se todos membros tem os fatos antes da reunião, a reunião pode se concentrar na discussão, mas exige que todo mundo leia os e-mails antes da reunião. Fazer o seu pessoal manter o hábito atualizar-se por e-mails vai ajudar a manter as reuniões mais curtas e mais produtivas, o que incentiva as pessoas a participar.

As reuniões devem ter um propósito e um resultado. Simplesmente informar um ao outro não é suficiente. Discuta ações, tarefas e compromissos, e incentive o pessoal a pedir ajuda quando precisarem. Definir datas de vencimento, e ser específico sobre quem deverá fazer o quê.

Tenha uma agenda e cumpra-a, incluindo um tempo definido de fim e entregas. A agenda “padrão” vai incluir atualizações de cada oficial e assistentes, atualizações e instruções dadas aos oficiais, e discussão de quaisquer alterações na equipe. A agenda deve incluir um cronograma detalhado; esta linha do tempo também ajuda as pessoas a se preparar, porque eles sabem o que vai ser discutido, e pode ter suas notas sobre essas coisas com eles na reunião. Abaixo estão dois exemplos curtos de uma ordem do dia de uma reunião:

 

Minuta da Reunião de Narração de Domínio

Data: sábado 5 de julho, 2014

Hora de Início: 17:00

Itens da Agenda:

  • 05:00 – 05:10: Discurso de abertura do DST, apresentar novo aDST: Presença na Web
  • 05:10 – 05:20: atualização sobre Accord, apresentar novo aVST
  • 05:20 – 05:30: atualização sobre Sabbat
  • 05:30 – 05:40: atualização sobre Cam/Anarquista, Concurso de Ideias e enredo
  • 05:40 – 05:50: atualização sobre Garou, apresentar VST recém-eleito
  • 05:50 – 6:00: NW Garou planejamento de Acampamento
  • 06:00 – 06:20: Tópico – identificando tipos de jogador problema
  • 06:20 – 06:30: Finalização, propor novos itens da agenda

 

Minuta da Reunião de Coordenador Domínio

Data: sexta-feira 11 de julho, 2014

Hora de Início: 06:00 @ Round Table Pizza

Itens da Agenda:

  • 05:00 – 05:10: Discurso de abertura do DC; Atualizações do site
  • 05:10 – 05:20: aDC: Gestão do Site – novo cronograma de locais de jogos
  • 05:20 – 05:30: opções de locais de graça e proposta de financiamento alternativo
  • 05:30 – 05:40: atualizações sobre Caridade
  • 05:40 – 05:50: ADC: arbitragem (revisão da Carta de Aconselhamento)
  • 05:50 – 6:00: Finalização, propor novos itens da agenda

 

Tente agendar pequenos blocos, e esperar para abordar alguns tópicos-chave ou apenas questões. Ficar focado pode ser difícil quando há muitas coisas para cobrir – em vez disso, se todos os tópicos que precisam ser discutidos não podem ser cobertos nos blocos que você criou, considere agendar uma segunda reunião em seu lugar. Caso contrário é difícil permanecer focado na tarefa. Isso também ajuda o pessoal com tempo limitado e mantém a reunião positiva e produtiva.

Não siga tangentes da agenda. “Guardar” um problema ou idéia significa escrevê-la e voltar a ela. Concentre-se primeiro em passar pela ordem do dia, e só então, se o tempo permitir que você vai voltar para as questões laterais. Isso garante que todos estejam alinhados, e possam entrar em outros detalhes conforme o tempo permitir, e incentiva que todos os oficiais permanecem na tarefa.

Peça a cada participante para não ficar no celular, de conversas paralelas com os outros, e assim por diante durante a reunião. O encontro vai ser mais muito mais rápido, e todo mundo vai ouvir o que está acontecendo sem ele ter que ser repetido. Se uma conversa não envolve todo o grupo, então anote-a e leve-a às pessoas certas, após a parte principal da reunião.

Certifique-se de que sua equipe conhece as regras e siga elas. Incentivar o feedback após as reuniões, e lembrar a todos que, como uma equipe, o tempo de todos é valioso e nenhuma pessoa deve querer dominar a reunião. Isso pode ser tão curto de dizer como “Vamos falar sobre isso mais tarde” se as pessoas envolvidas não esperam isso, mas pode ser mais prejudicial para a produtividade se o pessoal sentir que eles podem entrar em uma agenda que nunca é respeitada. Garantir que todos estejam na mesma página irá minimizar sentimentos feridos.

Localização pode ser tão importante quanto a agenda. Papear depois de um encontro é ótimo para a construção de uma equipe, mas é melhor deixar isso como tempo não-oficial após as reuniões sejam concluídas. Tendo as suas reuniões em algum lugar com comida e bebida, como um restaurante ou casa de alguém, permite que aqueles que querem ficar e estender fazer isso, enquanto outros que só têm tempo para a reunião em si podem participar e depois sair após a reunião. Se você deve realizar a reunião antes de um outro evento SOM (como a noite do jogo), certifique-se de que você tem deixado tempo suficiente para as pessoas “mudarem de marcha”, e se esforce muito para não forçar seus funcionários a passar o dia inteiro (ou apenas o que parecerá como o dia inteiro) em atividades SOM.

Atribuir alguém para fazer a ata: Simples, mas crucial. Certifique-se de que um resumo da reunião seja enviada para todos aqueles que participaram da reunião, ou que deveriam ter participado da reunião, mas estavam ausentes por qualquer motivo.

Limite ausências. Uma das situações mais perturbadoras é a simples perda de um item da agenda devido a ausências. Se um membro da equipe não puder comparecer, solicite a assistente para cobrir seus itens de agenda e comunique a todos os presentes o mais cedo possível. As pessoas, especialmente os voluntários, tem um monte de outros compromissos em suas vidas. Peça a cada pessoa a se comprometer com as ações que se espera delas, e forneça marcos claros e um objetivo claro para esse compromisso. Isso não só ajuda a garantir que cada pessoa entenda o que se espera deles, também incentiva as pessoas a afirmar se eles podem fazer o que se espera – esse acordo ajuda a motivá-los a fazer a tarefa, e fazê-lo na hora certa.

Limite “convidados” e garanta que eles tenham um propósito. Convidados para estas reuniões devem ter um propósito específico para a sua presença, e nunca deveria estar lá “apenas para observar”. Muitas vezes é difícil não ser distraído mesmo pelos convidados mais calmos e mais educados, e eles vão ter dificuldade em ficar de fora das conversas. Além disso, essas reuniões podem incluir informações confidenciais (elementos do enredo, preocupações disciplinares, etc) e é importante para manter o profissionalismo e discrição.

Use informação sólida. Não encorajar ou tolerar rumor. Se um item precisa de investigação, designar funcionários para a tarefa e guarde a discussão até que os fatos estejam disponíveis. Isto evita a criação de questões que na verdade não existem.

Mantenha uma crítica construtiva, e limite a crítica aberta. O ditado popular é “Louve em público, critique em particular”; no entanto, uma crítica construtiva, se entregue corretamente, pode fornecer simpatia e oportunidades de educação para o pessoal. Mantenha críticas curtas e direto ao ponto, e tal discussão não deve ser uma surpresa. Informar o pessoal que pode estar recebendo esta crítica construtiva com antecedência para que eles não tenham vergonha ou sejam colocados desnecessariamente no centro das atenções. Se a pessoa se sente desconfortável com a discussão pública sobre o assunto, pode ser melhor apenas detalhar que o problema foi identificado e endereçado sem entrar nos detalhes. Exponha suas preocupaçoes respeitosamente. Por outro lado, se você receber críticas, lembre-se que é uma sugestão para melhoria, e não um ataque. Leve-o no espírito do conselho de um amigo que está genuinamente tentando ajudar.

Não use pressão do grupo para forçar uma má idéia: Pode ser muito fácil em um grupo social pressionar por uma resposta, e as pessoas querem se dar bem, então eles podem concordar quando eles podem não querem concordar. Manter uma crítica construtiva (veja acima) é reforçada quando cada preocupação é dirigida por seus próprios méritos, e não por pressão social para ignorar um problema.

Conclusão: A chave para o sucesso de reuniões está no planejamento e eficiência – o objetivo é a comunicação que está na tarefa e no ponto, e a criação de uma estrada aberta para o trabalho em equipe. Não existe um único plano para cada lugar e cada grupo de pessoas. Essas são as diretrizes, não regras esculpidas em pedra. Experimente-as – elas têm uma boa história de trabalho em muitos grupos – mas esteja disposto a ajustá-las ao seu grupo para que a reunião funcione tão bem quanto possível para você.