126 : Escrevendo um Relatório Oficial

Introdução

Manter um bom registro dos eventos que ocorrem na SOM serve a vários propósitos: ajuda sua memória, dá aos outros oficiais na sua cadeia a possibilidade de ver o que está acontecendo no seu nível e isso ajuda a quem acaba de substituir você para saber o que aconteceu antes deles.

Ao escrever um relatório do cargo que você mantem na SOM, uma das coisas mais importantes que você deve fazer é ser correto e conciso.  Aqueles acima de você na cadeia de comando estão ansiosos para ouvir sobre o status no seu nível de organização, mas detalhes supérfluos podem ser tão prejudiciais para os suas funções como detalhes que são deixados de fora.

Este documento é para ajudar os oficiais, ambos Narradores e Coordenadores, escreverem relatórios claros, corretas e concisos.

Formato

O primeiro passo é ter certeza de que você tem o formato correto e atual para um relatório da sua função.  Estes podem ser encontrados no site do MES, ou pelo [adicionar informações aqui].

É importante que o formato adequado seja usado porque aqueles acima de você na cadeia vão olhar para muitos desses relatórios, e se eles estão à procura de uma determinada linha em seu relatório, por exemplo, a quantidade de prestígio que foi concedido para campanhas de caridade, tempo precioso pode ser perdido procurando através de um relatório que não corresponde ao formato que o leitor estava esperando.

Isso também irá ajudar a garantir que você tem todas as informações corretas na próxima etapa, e que você não irá adicionar muitas coisas desnecessárias.

Conteúdo

Agora que você tem o formato adequado, certifique-se que você tem todos os dados que você precisa para preencher o relatório.  Alguns oficiais podem criar relatórios inteiros de memória, especialmente em venues ou capítulos pequenos, enquanto outros se sentem melhor tomando notas de tudo o que deve entrar no relatório.  Se você não sabe qual o método vai funcionar para você, comece  tomando notas até você se sentir mais confortável com qualquer método de sua preferência.

O formato do relatório é dividido em várias categorias.  Alguns dos dados podem precisar ser apresentados em várias áreas – vá em frente e faça isso.  Isso vai lhe poupar tempo, se a mesma informação está em dois lugares ao invés de ter que espalhar referências em tudo.

No caso de você não ter nada a relatar em uma determinada parte do relatório, deixe isso claro.  Uma nota de “Nada a relatar nesta área.” É melhor do que um espaço em branco.

Clareza

Muito parecido com um grande espaço em branco, um grande bloco de texto também pode distrair o leitor do seu relatório.  Uma parede de texto que descreve um aspecto de seu desempenho como oficial deve ser evitada sempre onde que uma lista com marcadores poderia bastar.

Poderá acontecer da melhor maneira de transmitir a sua ideia, preocupação ou dúvida ser escrever de uma forma mais completa e adequada.  Quando isso acontece, tente manter os parágrafos curtos para facilitar a digestão e evitar suposições ou hipérboles.  Em sua maioria, os oficiais superiores da cadeia precisam de fatos e números.  Se você realmente quer dar uma opinião sobre um assunto, reserve algum espaço no relatório para um comentário editorial, em vez de no meio de uma declaração dos fatos.

Detalhes sobre Relatórios de Oficiais

Para mais informações sobre os relatórios de Narradores, incluindo exemplos de cada seção, por favor clique aqui. (In English)

Para mais informações sobre os relatórios do Coordenador, incluindo exemplos de cada seção, por favor clique aqui. (In english)

Conclusão

Seguindo essas orientações gerais, você pode entrar em um padrão de comunicação eficaz para a sua posição no clube, que vai ajudar os seus colegas oficiais a realizar seus objetivos e ver todo o clube funcionar mais eficientemente, deixando-nos mais tempo para se divertir!