128 : Gestão do Tempo

A maior razão para a gestão do tempo é ter certeza de um oficial não está se sentindo sobrecarregado, tenso, ou desgastado como um oficial. As idéias apresentadas abaixo podem parecer bobas às vezes, ou parecer senso comum, mas às vezes ajuda a ter as informações escritas. Se você tem uma pergunta sobre a gestão do tempo, ou qualquer coisa na Sociedade do Olho da Mente, pergunte. Lembre-se, não existem perguntas idiotas; apenas perguntas não feitas que colocam um oficial em apuros depois.

 

Determinando e Criando de uma Lista de Responsabilidades

Qualquer novo oficial precisa descobrir quais coisas são necessárias de serem feitas e quando e organizá-las em uma lista de tarefas.

Algumas das responsabilidades que um oficial tem que fazer são tarefas simples que precisam ser feitas uma só vez.  Outras são repetidas mensalmente (como o relatório mensal do oficial).

  • Acessar o meu email de oficial.
  • Estar on-line e verificar listas de e-mails de Domínios / Linhas de Jogo necessárias.
  • Verificar a seção de Arquivos Restritos no CRD.
  • Verificar as Aprovações no banco de dados de Aprovações.
  • Entrar em contato com Assistentes e Narradores
  • Montar o relatório como o mês.
  • Manter plotlines no BD de Aprovações para aprovação e / ou distribuição superior, se necessário.
  • Confirme a data, hora e local do próximo jogo (e aqueles depois) com a equipe do Coordenador, se necessário.

Estas são apenas sugestões de coisas que podem ser necessárias; outras também podem estar na lista de afazeres.  É sempre uma boa idéia se sentar e fazer a lista logo quando tomar posse do cargo.

Existem muitas tarefas que se repetem a cada mês. Elas podem ser tratadas facilmente através de templates.  Oficiais nunca sabem o que pode acontecer, e no caso de alguém ter que entrar em seu lugar em um piscar de olhos, eles querem que a pessoa saiba o que aconteceu até esse ponto.  É sempre uma boa idéia para manter registros detalhados para a próxima pessoa.

Como um oficial, uma das melhores ferramentas é o modelo de relatório.  Se algo muda no meio do mês, um oficial pode simplesmente alterar o documento em curso para a atualização (como uma nova lista de e-mail que foi criada, um novo oficial contratado, etc …). Os modelos de relatórios ajudam não só manter os oficiais concentrados nas tarefas, mas também ajuda-os a não se esquecer das promessas que foram feitas para os jogadores que o ajudaram, através dos prêmios de Prestígio. Uma vez que estes relatórios tomam tempo, é mais fácil não só mantê-los atualizados enquanto as coisas mudam durante o mês (o Changeling VST começa, e uma DST tem que nomear um interino, por exemplo), mas também para estabelecer um prazo rígido de alguns dias antes do tempo de entrega do relatório, a fim de tê-lo preparado mais cedo.  Um oficial nem sempre é capaz de ter sucesso com relatórios rotineiros; às vezes um relatório precisa de outros relatórios de nível mais baixo para poder ser apresentado e os oficiais estão atrasados, mas isso pode ser tratado definindo horários que incluem prazos claros.

 

Priorizando Responsabilidades Principais

Há uma série de responsabilidades que precisam ser feitas por um oficial, o que significa que as prioridades precisam ser atribuídas. Outras responsabilidades são específicas para cada lado da estrutura, mas em geral, tendem a incluir informação, comunicação, e-mails e verificação e Prestígio.  Verificar e-mail permite que um oficial saber como os jogadores / associados se sentem e as questões que surgem, as regras que precisam esclarecidas, e ações de downtime que precisam ser arquivadas, ou Prestígio relatado para ser reconhecido.  Responder questionamentos ajuda a manter as pessoas mais felizes mesmo que seja “Recebido. Irei responder em breve”.

A melhor maneira de descobrir o que é o mais importante é criar a lista de coisas a fazer, e organiza-la em ordem de prioridade.  Ela não será a mesma para cada oficial – o VST de Changeling pode ver downtimes como mais importante do que ler listas nacionais, enquanto o VST de Mago pode preferir ler as listas locais primeiro, depois nacional e os downtimes estão se movendo entre os vários níveis da estrutura.  Coordenadores precisam classificar entre os relatórios de prestígio e ADs. Ter uma prioridade diferente de itens não é algo para se sentir estranho sobre.  Certifique-se que o administrador também está a ciente da forma como as prioridades são listadas para ajudar a manter-se nos trilhos.

Algo que vai ajudar a definir a prioridade das tarefas é prazos externos. Informar datas de entregas, jogos e reuniões irá ajudá-lo como um oficial a determinar o que precisa ser feito primeiro.

 

Delegando Responsabilidades

Nem todas as tarefas devem ficar sobre os ombros solitários do oficial. Contratação de assistentes é uma das coisas de alta prioridade que um oficial pode fazer. Cada oficial vai determinar que tipo de assistências são necessárias, mas alguns dos papéis comuns incluem um administrador, registro de Prestígio, arbitragens, Narradores de Linhas de Jogo específicas etc.  Oficiais de nível mais local, como Coordenadores de Capítulo ou Narradores de Linhas de Jogo podem mesclar papéis oficiais específicos e contratar assistentes gerais para ajudar.

Alguns exemplos de assistentes e divisão do trabalho de um VST Requiem são:

  • aVST-Admin: responde a todas as perguntas do jogo e regras e questões enviadas a ele / perguntadas durante os jogos pelos jogadores, a fim de ajudar a manter o VST de ficarem sobrecarregados, ou um jogador de se sentir ignorado.
  • aVST-Tech: faz anúncios de jogos, lida com qualquer tipo de mídia digital (como um jogo online, canais de IRC, wikis ou o Google Docs, ou para anúncios on-line), e faz com que as coisas fluam bem tecnicamente.
  • aVST Downtimes; ou um aVST Plots: Ajuda a narrar cenas ou lidar com downtimes

Alguns exemplos de assistentes e divisão de trabalho de um Coordenador de Domínio são:

  • aDC administrativo: lida com tarefas gerais conforme elas chegam e é o segundo ponto de contato. Esta posição deve estar ciente de tudo o que acontece no escritório, no caso dele ser obrigado a intervir em algum lugar para ajudar.
  • Web aDC: Cuida do site do domínio, wiki e listas de e-mail.
  • aDC Prestigio: Cuida de revisão e rastreamento de Prestígio
  • aDC Caridades: Cuida de todas as unidades de caridade para o domínio

Qualquer responsabilidade pode ser atribuída como um oficial desejar. Não crie razões para se esgotar tentando fazer tudo sozinho.

Agendamento – Usando o seu tempo e os outros com sabedoria para minimizar o consumo de tempo, mais explicações sobre definição de política de tempo.

A lista de coisas a fazer é apenas um começo.  Levando essa lista de tarefas e a construção de uma linha do tempo e planejando em torno dela é uma grande ajuda. Google-calendário pode ser usado como agenda quando as tarefas necessárias tem um prazo para ser concluídas. Isso ajuda um oficial a planejar as tarefas ao longo do mês.  Google ainda oferece convites (para suboficiais saberem prazos estabelecidos para eles, por exemplo), e lembretes para eventos.  Se a mesma data é utilizado a cada mês (3 º sábado de cada mês, ou a cada duas semanas por exemplo), é possível criá-lo como uma repetição, e torná-lo mais fácil de pensar para além do mês. Espaçar as atividades pode ajudar o oficial a não se sentir oprimido. A procrastinação é uma das principais causas de esgotamento, porque deixa as tarefas que precisa ser feitas com pressa, sob pressão.

 

Executando Atividades

Qualquer oficial deve ver onde as tarefas se misturam umas com as outras.  Não é necessário tratá-las como tarefas separadas, e mante-las simples ajuda o oficial a organizar seu tempo.  Tendo um “horário de expediente” em cada semana / mês pode ajudar um oficial a combinar as tarefas que precisam ser tratadas. Isso também permite que todo mundo saiba qual o tempo e lugar próprios para comunicação. Os e-mails também são uma maneira de se comunicar, e sabendo que o oficial verifica e-mails a cada manhã, ou depois do trabalho a cada noite pode aliviar ansiedade daqueles que enviam e-mail para ele. Ter horários fixos e rotinas podem auxiliar tanto o oficial e os jogadores / associados.

É sábio quebrar as atividades ao longo do mês.  Manter as coisas simples é o objetivo, e espaçamento entre as coisas alivia um pouco as coisas a fazer no final do mês quando os relatórios são necessários.  Existem momentos em que qualquer oficial terá um tempo de silêncio em eventos, caronas de carro, e outras situações.

 

Lidando com o Stress

O estresse pode abater qualquer um.  Ele pode ser menos angustiante se um senso de humor pode ser usado para abafa-lo.  Todos os cargos de oficiais devem incluir a habilidade de rir de si mesmo; todos cometem erros.  É impossível ser um oficial e não cometer um.  A coisa mais importante sobre o stress é que você deve fazer uma pausa antes dele se tornar esmagador. Quando você se sentir estressado, afaste-se do jogo e passe um tempo com amigos, família ou explodindo coisas em algum jogo de computador. Frustração irá acontecer, e todos os oficiais precisam de algo para desabafar isso. Video games ou MMOs são maravilhosos; oficiais podem ir atacando coisas até que a frustração seja reduzida.  Muitas coisas podem causar a frustração; tenha fé que todos os oficiais estão expostos a formas variadas de acumular ela.  Nenhum oficial é único neste quesito.

Outras maneiras de redirecionar o estresse são:

  • yoga
  • corrida / caminhada
  • bike
  • espancamentos com espadas de espuma
  • espadas de rattan (SCA)
  • Artes Marciais
  • Tai Chi
  • Meditação
  • limpar a casa ou cozinhar
  • tricô, costura, ou de artesanato
  • Leitura
  • Música

Tudo isso funciona para pessoas diferentes, mas todos eles têm algo em comum: ajudam um oficial a fugir do estresse e retomar o controle.  Isso torna mais fácil voltar ao mundo do faz de conta quando o oficial está pronto e menos cansado.

Lembre-se, isso é apenas um jogo.  NUNCA deixe o estresse tomar conta.  Caso se chegue a esse ponto, conversar com alguém que pode ajudá-lo, um colega, o seu supervisor, mesmo seus administradores. Esse é o primeiro passo para evitar o esgotamento. Ter esse apoio é importante.

Você NÃO está sozinho, você tem pessoas que lidaram com essas coisas antes que podem ajudá-lo.  Basta perguntar.