131: Trabalhando com Outros Oficiais

Sinopse

O objetivo deste curso é dar aos oficiais uma idéia de onde as suas funções de trabalho podem se sobrepor com outros oficiais, e como se comunicar com os outros escritórios nestes eventos para assegurar que a tarefa seja cumprida.

 

Responsabilidade Compartilhada

Narradores e Coordenadores partilham o dever de assegurar o bem-estar e as boas experiências dos associados quando eles participam de jogos e eventos patrocinados pela SOM, e quando eles estão participando com o clube como um todo. Trabalhando em conjunto, os oficiais terão que se comunicar para garantir que a informação é passada aos associados sobre quando os eventos acontecerão, e que quaisquer preocupações ou questões dos associados sejam abordadas.  Para se ter uma idéia dos casos em que a comunicação entre os oficiais é necessária, a seguir são fornecidos alguns exemplos específicos.

  • Quando Narradores estão pensando em hospedar um jogo, e os Coordenadores precisam confirmar o local do jogo e fazer um anúncio do evento.
  • Quando os oficiais transmitem informações ou instruções para assistentes.
  • Quando preenchendo relatórios mensais, Narradores apresentam as suas recomendações de Prestígio para Coordenadores.
  • Quando Narradores solicitam para um Coordenador a confirmação dos níveis de CA.
  • Quando da criação de um evento ou jogo combinado entre mais de um local, domínio ou região.
  • Ao lidar com Ações Disciplinares e comunicação dos resultados.

Apesar de não conter todas possibilidades, esta lista deve fornecer uma idéia geral sobre quando você pode esperar ter que trabalhar com outros oficiais.

Trabalhando Juntos

Quando um projeto ou questões surgem e que exigem a atenção de mais de um oficial, é importante que a iniciativa seja tomada em entrar em contato com os oficiais.  Geralmente um oficial supervisor ou presidente de um evento deve assumir essa responsabilidade, ou o oficial que foi contatado por um membro com alguma preocupação.  A meta ou questão clara deve ser indicada para evitar qualquer confusão, e levantar qualquer informação que eles tenham sobre o assunto.  Uma vez que o objetivo esteja claro, a comunicação pode ser aberta sobre o tema.  A maioria dos projetos que surgem, tais como reuniões, eventos de caridade, jogos e Ações Disciplinares têm Documentos de Educação disponíveis para você ler sobre o tema e dar a você e os outros oficiais envolvidos um lugar para começar.

Na maioria dos casos, os oficiais devem ser capazes de comunicar seus objetivos e chegar a uma decisão em conjunto muito facilmente. Políticas na maioria dos deveres comuns devem dispor de procedimentos em Domínios e Capítulos mais estabelecidos. Se algo de novo surge, uma conversa rápida entre Coordenadores e Narradores, ou entre um oficial e seus assistentes, deve cuidar da questão.  Segurando um Domínio ou uma reunião com os associados do Capítulo é uma boa maneira de obter uma grande quantidade de idéias ou informações sobre como lidar com uma situação além de investigações. Os oficiais podem, em seguida, utilizar o que eles descobriram para chegar a uma conclusão.

Contudo, algumas situações não são tão facilmente resolvidas.  Sempre que um grupo se reúne para trabalhar em um projeto, muitas vezes existirá uma diferença de interpretação e experiências que levam a um conflito de opiniões sobre a forma como uma determinada tarefa deve ser abordada.  Ambas as opiniões são válidas, mas por um motivo ou outro, os dois não podem se entender.  No caso de destas situações, é importante que algumas políticas simples devam ser observadas para garantir que o conflito seja resolvido e que progresso possa ser feito.

1.Pesquisa – Consulte o Manual do Associado, e leia no wiki sobre o que foi feito antes nessa situação. Descubra se o clube já tem uma política sobre isto.

2.Ouça – Há uma razão para que o outro oficial está expressando sua opinião. Descubra o raciocínio, e compare-o com o seu próprio. Se há uma boa razão, uma idéia deve ser considerada. Encontre as semelhanças entre opiniões, e trabalhe a partir daí.

3.Compartilhe – A menos que haja um precedente para uma situação que define a sua prática como correta, ou uma regra que tem de ser seguida a partir do Manual, então é uma questão de dar e receber.  Decida onde você tem que se manter firme, mas esteja pronto para abrir algumas concessões e negociar.  Muitas vezes, uma idéia criada em colaboração é melhor do que uma de uma única pessoa.  Se isso não funcionar, então talvez você fazer agora da forma do outro oficial, e da próxima vez que ele faz do seu jeito.

4.Dar Um Passo Atrás – Se tudo isso falhar, pergunte a um oficial supervisor para emitir uma decisão sobre o assunto, ou de algumas instruções a um assistente e faça-o lidar com a situação para você, e em seguida, siga as decisões tomadas. Às vezes as pessoas simplesmente não conseguem ver olho a olho, mas um terceiro conjunto de ouvidos e olhos pode encontrar um terreno comum.

Haverá sempre uma possibilidade de conflito, mas o oficial precisa defender seu dever para com o clube de assegurar que os associados são tratados de forma justa e ter um bom divertimento.  Se ambos os oficiais têm esse objetivo principal em mente, então pode ser encontrada uma solução para qualquer problema.

 

Conclusão

É importante trabalhar com outros oficiais para garantir a função continuada do nosso clube, e o gozo de nossos associados  Ao se comunicar com os oficiais, é importante ter um objetivo claro em mente, e trabalhar no sentido de uma solução construtiva para projetos ou questões.  Vários dos outros documentos de educação nas séries 100  fornecem orientações sobre os tipos de tarefas que cada cargo realiza, boas práticas de gestão de tempo, como realizar reuniões, como apresentar relatórios e um documento particularmente importante chamado de “Contrato Social”.  A informação veiculada nestas aulas irá fornecer uma base para o seu trabalho com outros associados e oficiais.