142: Assegurando Lugares de Jogo e de Eventos

Objetivo Deste Documento

Este documento foi escrito para dar a Oficiais e Associados uma idéia de por onde começar em assegurar um local para jogos, eventos sociais ou eventos de caridade a serem realizados por um Capítulo local ou Domínio.

A Função de um Local de Evento

Se é uma reunião do clube, então o clube precisa de um lugar para faze-la.  Geralmente, os associados devem trabalhar juntos para encontrar um local adequado que atenda às necessidades dos associados para essa função, seja um auditório para acolher um jogo do Mundo das Trevas, ou apenas se reunir para um churrasco em um parque. As seções a seguir irão abranger as considerações básicas que Oficiais e Associados terem na obtenção de um local de jogo ou evento.

Determinar o Que é Necessário

O evento e o número de pessoas envolvidas vai definir que tipo de amenidades da instalação serão necessárias, a fim de servir aos propósitos do clube.  O prédio ou local terá espaço suficiente, proteção contra as intempéries, instalações sanitárias adequadas e acessibilidade a todos os sócios que pretendam participar.  No entanto, estes são apenas os requisitos mínimos.  Os associados e oficiais devem discutir os seus planos e determinar o que seria razoável para atender às suas necessidades.

Embora nem todas as necessidades possam ser sempre satisfeitas, e às vezes é necessário se contentar com o que está disponível, os associados devem considerar o que vão precisar a fim de apreciar o evento.  Um jogo de Live Action vai precisar de espaço para os jogadores se movimentarem e participarem de combate, se for o caso, e áreas onde os jogadores podem ter conversas em privado ou sentar-se para reuniões dos personagens.  Um grupo de cinco pode ser capaz de se encontrar na casa de alguém, mas um grupo de vinte ou mais exigiria um pouco mais de espaço.  Uma reunião de Domínio exigirá mesas e cadeiras suficientes para Oficiais e associados que a frequentam para sentarem-se confortavelmente e tomarem notas. Um evento de caridade pode precisar de uma enorme quantidade de espaço ou muito pouco, dependendo das atividades envolvidas.

Você também pode querer considerar o tipo de orçamento que você pode ter para trabalhar.  Embora existam opções disponíveis para levantar fundos, que serão discutidos mais adiante neste documento, você provavelmente vai precisar saber que tipo de fundos os associados têm disponível para o caso de escolher um local que cobra uma taxa para uso.  Isso pode limitar as opções disponíveis, apesar de existirem vários tipos de lugares que você pode ser capaz de usar com pouco ou nenhum custo.

Em todos os casos, os membros devem considerar o que é que pretendem fazer e, em seguida, avançar com ideias sobre que locais eles podem ser capazes de usar.  Uma vez que a necessidade é determinada, os associados podem começar a procurar um local que lhe convier.

Identificar Boas Localizações

Em muitos casos, há uma variedade de locais que seriam um ótimo lugar para realizar atividades em todas cidades.  Os associados devem se reunir e fazer uma lista de locais disponíveis na área, e olhar para suas informações de contato ou online.  Locais como lojas de jogos, faculdades, parques, centros comunitários, casas, armazéns, hotéis e teatros são todas as opções que podem estar disponíveis para você.  Membros podem até considerar perguntar em lojas locais, como Elks ou Eagles, ou talvez um restaurante seja um bom lugar para uma reunião de Domínio.  Talvez alguém no Domínio tem um tio com uma grande loja disponível?

Ao fazer esta lista, no entanto, você deve tomar uma consideração cuidadosa do que não seria uma boa localização.  Ferros velhos, locais de construção e terrenos que tenham um monte de pedras e obstáculos podem parecer divertidos, mas podem resultar em ferimentos graves.  Em qualquer lugar que requer caminhadas na mata por mais de alguns minutos, e vias públicas não são normalmente uma boa idéia também, pois eles pode causar desconforto para os jogadores ou o público.  Há muitas histórias sobre clubes que jogam em público e as autoridades locais que foram chamadas por causa das atividades incomuns e conversas incompreendidas.  E em todos os casos, você certamente não deve jogar em propriedade privada sem ter adquirido permissão antes.

Você também precisa levar em consideração as leis locais e preceitos ou regras especiais e restrições de um lugar pode ter.  Um parque é geralmente aberto ao público e pode ser utilizado livremente, mas você vai ter que descobrir que ele pode fechar quando o sol se põe, ou pode haver mau tempo que vai arruinar a sua atividade.  Um dia ensolarado no verão faz com que o parque um ótimo lugar para jogar, mas no meio do inverno em uma nevasca pode ser bastante desastroso.

Entrando em Contato com a Localidade

Depois de ter uma lista de possíveis lugares, você deve considerar escrever um pequeno script explicando quem você é, o que o clube faz, e que você está procurando um lugar para hospedar suas reuniões ou eventos.  É importante evitar deixar escapar coisas como “nós queremos entrar no seu estabelecimento e agir como vampiros”.

Aqui está um possível roteiro que você pode considerar:

* “Oi, meu nome é John Doe, e eu sou um membro de um clube chamado Sociedade do Olho da Mente.  Estamos à procura de um local para reuniões e atividades para o nosso clube, e nós estávamos querendo saber se você tem algum espaço disponível? “*

Muitas vezes, quem você falar não vai ter ouvido falar da SOM, e você deve estar preparado para responder perguntas sobre quais são as atividades do clube.  Uma descrição simples, como a mostrada abaixo, geralmente se adapta bem:

* “A Sociedade do Olho da Mente é uma organização sem fins lucrativos, de âmbito nacional e membro do Camarilla Fan Club, cujas atividades estão centradas em se reunir para jogar jogos baseados em role play e improvisação, e participar de campanhas de caridade para outras organizações como a Cruz Vermelha. “*

Você também deve ter uma lista de suas próprias perguntas.  Abaixo está uma lista de algumas que você vai querer perguntar, mas note que nem todos podem pertencer a qualquer situação.  Alguns locais podem ser gratuitos. Se você tem associados estudantes em sua cidade que vão para uma faculdade local, você pode informar-se com a escola sobre como ter acesso ao campus para os seus eventos. Aqui estão algumas perguntas que você pode considerar quando entrar em contato com algum novo local:

  1. O quão perto estão os banheiros/vestiários do local?
  2. É acessível para cadeira de rodas, se necessário?
  3. Quanto vocês geralmente cobram pelo espaço?
  4. Vocês oferecem descontos para organizações sem fins lucrativos ou clubes?
  5. Vocês oferece um desconto para uso agendado a longo prazo?
  6. Vocês oferecem descontos para horários flexíveis?

Lembre-se que esta parte do processo é apenas para encontrar informações.  Você deve sempre terminar a conversa educadamente, aconselhando-os que você estará trazendo as informações que você obteve para clube, e depois pode voltar para eles com a resposta.

É aconselhável que você de uma resposta para o local, mesmo que  o clube decidiu ir não utiliza-lo desta vez.  * Algo pode surgir no futuro, que resulte em você não ser capaz de usar seus lugares atuais e manter boas relações com outras opções é importante.  Você só precisa simplesmente chamar de volta e falar:

“Este é John Doe da Sociedade do Olho da Mente.  Eu só queria te agradecer por responder todas as minhas perguntas no outro dia.  Infelizmente, o clube decidiu ir com outra opção, mas eu queria que você saiba que podemos entrar em contato com você para outros eventos. “

Como o contato inicial acabou, e com algumas informações claras, agora estamos prontos para discutir Aluguel e Taxas.

Aluguel e Taxas

Muitas opções de lugares irão cobrar pelo uso de suas instalações.  Para esta questão, torna-se importante considerar as suas opções de localização com cuidado, como na maioria dos casos Capítulos ou Domínios podem não ter fundos próprios para cobrir um local caro, e ter que pagar uma taxa para jogar pode afugentar potenciais recém associados.

Antes de definir se no caminho de exigir uma taxa de seus membros, considere algumas opções sem custo primeiro, como faculdades e lojas de jogos, ou até mesmo centros comunitários em alguns lugares.  Você pode considerar pedir em listas de discussão para outros Domínios para ver o que está a funcionando para eles.  A melhor opção é geralmente a opção sem nenhum custo.

No entanto, se você encontrou o local perfeito e você está determinado a usá-lo, apesar de seu custo, então você precisa encontrar uma maneira de cobrir o aluguel.  O primeiro passo neste processo é negociar com o local o menor preço possível.

Na seção anterior, algumas perguntas foram coletadas para descobrir sobre os descontos que podem estar disponíveis.  Com alguns locais, a oferta de uma renda garantida todo mês é motivo para negociar sobre, como hotéis que geralmente têm metas que estão tentando alcançar, e um clube como o nosso que normalmente só precisa de um lugar para se encontrar pode ser um bom negócio para eles.  Pode ser uma boa idéia ter um orçamento já em vigor, o que você já teria discutido em uma reunião prévia.  Nunca ofereça todo o montante adiantado, mas abra a negociação dizendo “Nós gostaríamos de ver sobre o uso de seu espaço, e nós gostaríamos de ver se você estaria disposto a receber uma quantidade X a cada evento?

Hotéis e clubes podem estar dispostos a fornecer-lhe um espaço a um custo mínimo, desde que você esteja disposto a trabalhar em torno da programação de outros eventos, como casamentos.  Se você estiver trabalhando com um horário flexível com eles, então você precisa colocar regras básicas para que haja pelo menos um mês ou mais de aviso, se você não pode usar o local em um dia agendado regularmente.  Uma loja de jogos pode estar inclinada para a idéia de que o clube estará trazendo mais negócios para sua loja.  É importante que ao negociar um preço que você seja flexível e disposto a trabalhar com a empresa.

Depois de ter negociado para o menor preço possível, é hora de ir para os associados do clube discutir o que pode estar disponível para financiamento, e como eles querem pagar por isso.  A opção mais simples é o de realizar uma reunião com os associados, falar sobre o custo de utilização para a instalação, e em seguida, elaborar uma taxa ‘por jogo’ ou ‘por mês’ para jogar.  Essa não é a melhor opção e um monte de associados podem se sentir angustiados ou não aparecer, se eles têm que pagar para jogar.  O Coordenador do evento também pode dar uma atualização em todas as reuniões e deixar os membros saberem onde estão com o aluguel do próximo mês, e pedir doações.  Você pode considerar uma “cesta de doações”, pedindo que os associados tentem doar alguns Reais quando eles vêm para a reunião.

Há também várias opções disponíveis para os associados, além de uma taxa mensal simples.  Você deve trabalhar com seu Capítulo, Domínio e Narradores Regionais para montar Leilões para itens de aprovação em personagens, churrascadas com entrada e taxas de alimentação, ou uma variedade de outros eventos para acumular fundos.  Pagar uma taxa pode ser tedioso e afugentar associados, mas dar-lhes algo divertido, delicioso, ou útil, em troca, geralmente resulta em um bom retorno para todos.  Uma reunião social bimenstral focada levantar fundos poderia ser uma excelente forma de proporcionar atividades e eventos para os associados também.

Planejamento

É importante considerar o planejamento quando criar qualquer evento.  A principal preocupação será se o local estará disponível nos mesmos períodos de tempo que são convenientes para os associados e outros que estarão presentes.  Uma programação de horários e datas disponíveis pode ser facilmente obtida do local do evento, e trazida para uma reunião do clube para a discussão.  Os membros terão de decidir que data irá servir melhor e, em seguida, dar atenção para o planejamento, preparação e tempo de limpeza que serão necessários para o evento.

Na maioria dos casos, definir a agenda de eventos do jogo e encontros durante um ano inteiro pode ser útil, e mantê-los com os mesmos dias ou datas de cada mês irá tornar mais fácil para os associados de se lembrar.  Uma agenda de longo prazo publicada em um site público, como a página wiki do Domínio, também significa que os visitantes de fora do Domínio serão capazes de planejar quando poderiam visitar.  Os gestores do local vão apreciar o cronograma de longo prazo e oferecer descontos para reservas com tanta antecedência.  Eventos como Sociais e Leilões podem ser programados e anunciados com um mês de antecedência, para que os membros tenham tempo para preparar alimentos ou economizar dinheiro. Dependendo da natureza de um evento de caridade, pode demorar vários meses de planejamento avançado e negociações com um local.

Mais informações sobre o Planejamento de Caridade podem ser encontradas em seu próprio documento de Educação.

Como um oficial, é útil para manter uma lista de locais passados que foram usados ​​e os detalhes sobre eles (as informações de contato, o custo, problemas etc.) Isso irá ajudá-lo e a futuros oficiais com reserva de locais no futuro.