151: Profissionalismo

Pense na última vez que você leu um e-mail e pensou para si mesmo “Esse cara é um idiota.” Você estava inclinado a dar credibilidade às idéias dele? Você considerou plenamente seus pontos com uma mente aberta, ou a percepção de que ele não era uma boa pessoa afetou a sua percepção do e-mail dele? Você queria apoiar as opiniões do remetente, ou experimentar uma idéia similar em seu jogo – ou você se sentiu menos vontade de fazer o que o remetente sugeriu porque você viu ele ou ela como um idiota?

É humano levar em conta o que uma pessoa é quando nos comunicamos com ele ou ela. É mais fácil “ouvir” como um e-mail soa se você conhece bem o remetente. Um e-mail ou post em fórum que pode parecer insensível, maldoso ou sarcástico a um estranho pode parecer engraçado para um amigo próximo. Costumamos escrever ou falar com o “engraçado” em mente, mas o leitor ou ouvinte em vez disso recebe a impressão “sarcástico” ou “ruim”. Isso machuca tanto as pessoas envolvidas, bem como a mensagem. A mensagem é descartada e o receptor perde um amigo em potencial por pensar que alguém é um idiota e não ser o caso, e o remetente perde credibilidade, e um novo amigo em potencial no leitor.

Seria ótimo se todos nós pudéssemos se conhecem bem o suficiente para ler um e-mail ou ouvir um comentário e entender a intenção do remetente. Atividades fora de jogo, como eventos sociais e de cooperação em uma instituição de caridade, são ótimos para desenvolver esse entendimento. Mas para os associados em lados opostos do país, as chances de se tornar tão próximos são poucas e raras. Já que esse é o caso, é sensato escrever seus e-mails ou frasear a sua comunicação de uma forma que transmita com exatidão suas idéias e não faz você parecer um idiota. Apesar disso ser verdade em pessoa ou por telefone, é especialmente verdade sobre comunicação eletrônica, em que não há sinais vocais ou linguagem corporal para ajudar a transmitir o que você realmente quer dizer. Assim, qualquer associado – mas especialmente um oficial – pode se beneficiar de comunicar-se de uma forma profissional e amigável.

Mas como podemos fazer isso? Tente uma nova abordagem, levando o seguinte em consideração.

  1. Não há inimigos aqui. Suponha que nós, como associados e, especialmente, como oficiais, somos amigos que trabalham em conjunto para criar a melhor história possível para todos. A idéia de que nós não somos inimigos, mas amigos, deve estar firmemente em mente antes de ler ou responder. Isso ajuda a dar o remetente o benefício da dúvida, para que algo que poderia ser lido como maldoso ou engraçado é tido como engraçado (ou pelo menos uma tentativa de ser engraçado em vez de deliberadamente maldoso). Todos nós temos dias ruins, e uma atitude positiva em sua resposta pode mudar uma disputa em uma conversa.
  2. Opções e um terreno comum. É raro que só exista uma maneira “certa” de fazer alguma coisa, por isso, oferecer opções nos ajuda a encontrar um acordo. Pense em partes positivas de um e-mail que você está preparando, seja para iniciar ou responder a uma conversa. Se você incluir comentários positivos sobre idéias relacionadas, que ajudam a gerar um sentimento positivo para a conversa, e ajude-a a ser mais produtiva. Não ignore os problemas, mas focar no positivo quando prático, dando aos outros  muita chance de encontrar um terreno comum com você o quanto possível.
  3. Atitude de Equipe. Concentre-se em ação cooperativa para resolver o problema, não a culpa. Não é muito útil, profissional, ou amigável se concentrar em quem errou. Uma técnica é trabalhar algo como “Ok, isso aconteceu. Precisamos tentar corrigir esse problema, cooperando uns com os outros, e, em seguida, trabalhar para uma maneira de impedir que aconteça novamente.” A atitude de equipe também ajuda a aceitar a crítica construtiva, tratando o remetente como um companheiro de equipe que está tentando nos ajudar a melhorar, em vez de um idiota que está tentando constranger, insultar, ou humilhar-nos. Finalmente, a atitude de equipe nos ajuda a focalizar o comportamento ao invés de personalidade. Se você não concordou com alguma coisa, concentre-se na coisa, ao invés de sobre o remetente. É mais eficaz, bem como mais diplomático, de dizer “eu não concordou com esta decisão.” Do que “Você não presta como um oficial.” O primeiro mantém o foco no problema, enquanto o segundo concentra-se na pessoa e faz-nos sentir na defensiva, o que prejudica outra comunicação.
  4. Trolls. Não alimente-os. Se o objetivo aparente de um post ou e-mail ou comentário é fazê-lo ficar com raiva ou chateado, não deixe que o troll vença. Mantenha a calma, e ignore as coisas que não merecem uma resposta. Responda a substância do e-mail, se necessário, mas faça-o com calma.
  5. Leia (ou ouça) com cuidado. Antes de responder, não se esqueça o que você está respondendo a evitar reagir a um mal-entendido. Tente reafirmar os pontos do remetente, como “Eu li o seu e-mail dizer …. Será que eu entendi isso certo? ” A frase “Bob vai pegar Sue” poderia significar que Bob está com raiva de Sue … ou que ele foi buscá-la no aeroporto. Perguntar qual antes de responder ajuda a evitar mal-entendidos que podem criar um problema.
  6. O teste do “eu”. Considere o que a mensagem significou para você. Quais são os fatos da mensagem? Como isso te fez sentir? Manter isso separado pode ajudá-lo a responder de forma mais construtiva. Você pode usar frases que começam com “eu” em vez de “você”. Por exemplo, é inteligente evitar frases que pareçam como ataques, como “Você sempre …” ou “Você nunca …”. Fraseado as coisas como “Eu sinto ….” muda o efeito, enquadrando o que você está dizendo, como algo que você percebe , e não a verdade, e não uma acusação. Se alguém se sente agredido e fica na defensiva, isso dificulta a comunicação e muitas vezes faz com que o receptor sentir que o remetente é um idiota. Você também pode empregar o espelho dessa técnica, perguntando-se o que você quer que o receptor saiba, o que você quer que ele sinta, e o que você quer que ele faça. Em seguida, garantir que sua mensagem cubra essas três coisas com clareza, gentilmente, e com calma.
  7. Tempo. Gaste um tempo para ler o que você está prestes a enviar. Se você está com raiva o suficiente para “escrevendo com seus dedos médios”, salve o rascunho, mas não envie-o. Volte a ele quando você estiver mais calmo e revise-o para manter os pontos-chave, mas apresentá-los de uma forma calma. Aproveite o tempo para se comunicar com calma e de forma eficaz. Isso vai ficar mais fácil com a prática. Lembre-se de quando você começou a dirigir, quando era um esforço verificar os espelhos, manter a sua velocidade, saber o que estava ao seu redor, e assim por diante? Após a prática, você aprendeu a fazer essas coisas automaticamente. Comunicação eficaz é a mesma coisa, fica mais fácil com a prática.
  8. Emular. Procure posts ou comentários que são inteligentes e profissional, e pensar sobre o que faz eles serem dessa maneira. Você pode até mesmo criar um arquivo ou o label de tais e-mails ou mensagens e analisá-las para ter idéias antes de postar. Isto não se limita aos associados do clube, ou mesmo apenas para e-mail. Uma variação deste princípio é: “O que (alguém que você respeita) faria?” Escreva como se você fosse redigir uma carta para a pessoa que você respeita enviar, e use isso como o seu primeiro rascunho.

Usadas em conjunto, essas dicas podem ajudá-lo a se comunicar de forma eficaz, com muito tato e profissionalmente não só com outros oficias e sócios do clube, mas, em seu local de trabalho e sua casa. Embora os exemplos foquem em e-mail, os mesmos conceitos podem ser facilmente aplicados a conversas em pessoa, no chat ou pelo telefone. Para demonstrar, vamos considerar dois exemplos.

Situação: Paul Jogador acaba de enviar um e-mail para uma lista acusando Sam Oficial de comportamento antiético, principalmente dando aprovações e benefícios de enredo para seus amigos. Como Sam responderia, com as idéias acima em mente?

Sem inimigos: Paul deve estar muito frustrado para escrever um e-mail assim e para enviá-lo a uma lista. Paul deve pensar que um e-mail direto não iria consertar as coisas. Sam resiste à tentação de defender suas ações e contra-atacar. Em vez disso, ele considera as opções e pontos em comum. Existem Standards que Sam está usando para avaliar aprovações que Paul não está ciente? Estão alguns jogadores colocando muito esforço obter benefícios da trama ou de Prestígio, enquanto outros não estão? Sam decide tomar a atitude da equipe, e ler o e-mail de Paul como uma tentativa de obter uma maior transparência de como Prestígio ou benefícios de enredo são entregues, e talvez melhorar esse processo. Sam descreve o processo que ele está usando, e oferece algumas possíveis outras maneiras de fazer as coisas que os jogadores podem preferir, bem como pedir outras idéias sobre como lidar com aprovações e benefícios de enredo melhores.

Isso pressupõe que Paul não é um Troll que está apenas tentando irritar Sam. Se Paul tem um histórico de tentar criar drama desnecessariamente, então a resposta para Paul pode ter de ser mais concisa – cada palavra extra é munição para um troll. Supondo-se que Paul não é um troll, Sam começa a fazer algumas perguntas de esclarecimento, reafirmando os comentários de Paulo, como “Paul, o que eu estou entendendo com isso é que você acredita que a maneira que eu estou escolhendo conceder benefícios é baseada em ser meu amigo, e não em um esforço objetivo ou critérios baseados nas histórias. É isso mesmo? “

Enquanto Sam espera por Paul para confirmar ou esclarecer, Sam elabora uma resposta mais completa. Ele considera que o teste do “eu”. A resposta de Sam inclui que ele está sentido pelos comentários de Paul e pede que que ele as reformule no futuro, talvez até mesmo sugerindo que siga as dicas acima. Ele continua a dizer: “Nós temos claramente um problema aqui em que alguns jogadores veem favoritismo. Como podemos corrigir essa percepção? ” Sam pode até dizer: “Você sabe, eu realmente falo com algumas pessoas mais do que outras. Talvez isso tenha feito suas apresentações ou aprovações fazerem mais sentido para mim, então eu perguntei-lhes menos perguntas do DB ou em suas revisões de Prestígio, ou entendi melhor porque os seus argumentos faziam sentido. Como posso conhecer os outros personagens/associados melhor para que eu possa ver os benefícios de aprovações para eles tão claramente? “

Mesmo depois de colocar tudo isso junto, Sam da algum tempo entre a elaboração e o envio, já que ele se sentiu magoado com os comentários de Paul, e quer ter certeza de que sua resposta seja positiva e calma, em vez de raivosa, magoada, ou chateada. Quando Sam volta para o seu rascunho depois de se acalmar, ele lê novamente com um olho para Emular alguém que ele respeita – um mentor, um professor, um guia espiritual, um pai – alguém que Sam olha como um modelo positivo, comunicação sensata fecha a conta. Será que o modelo do Sam diria coisas assim? Uma vez que Sam está convencido de que o seu modelo aprovaria sua mensagem, ele está pronto para enviar. Isso pode demorar alguns dias no início, mas em breve, com a prática, pode acontecer em menos de uma hora.

Com um pouco de prática, você pode ser um comunicador mais eficaz, melhorando a sua vida no o clube e fora dele.