111b: Preparando o Escritório: Documentação

O Manual do Associado exige que o oficial de saída de um cargo entregue todos os materiais para o sucessor. Se você é um oficial recém-contratado e você está tendo dificuldades em relação a obtenção dos registros e materiais do oficial de saída, por favor fale com seu supervisor direto, para que possam falar com o seu antecessor e lembrá-lo a cuidar disto.

Ativos comuns do cargo para um oficial podem incluir:

  • Endereço de Email do cargo: Se a posição tem um endereço de e-mail oficial, o oficial que inicia deve receber a senha atual. Não se esqueça de alterar imediatamente a senha ao efetuar login pela primeira vez.
  • Fichas e Histórias de Personagem: Estes devem ser no banco de dados de aprovações, e garantir que o oficial que inicia tem acesso correto para o banco de dados pode satisfazer esta exigência a menos que existam cópias de papel adicionais.
  • Materiais de Cenário e História da Crônica: Um dos ativos mais importantes e esquecidos é o material de cenário para o cargo. Mesmo se apenas uma timeline simples for mantida, ela permite que os detentores futuros do cargos para voltar e referenciar o que realmente aconteceu no passado caso dúvidas apareçam. Ele também permite que os detentores futuros do cargo construir sobre o seu trabalho e manter a continuidade na crônica.
  • Plotkits Atuais, Concluídos e NPCs: É importante que estes sejam transferidos para ajudar a manter a continuidade da crônica; mesmo que o novo oficial não faça uso deles, eles ainda devem estar disponíveis para referência.
  • Cópias de todos os relatórios apresentados pelo titular anterior do cargo: Estes muitas vezes vão estar na pasta de itens enviados do endereço de e-mail oficial ou salvos como um Google Doc se preparados assim. Não sendo o caso, eles devem estar nos arquivos do grupo de relatórios da sua região.
  • Investigações e Ações Disciplinares: Estes precisam ser transferidos para que os futuros oficiais estejam cientes do que aconteceu no caso de haver um padrão de comportamento que precisa ser corrigido.
  • Lista de Tarefas: Faça uma lista de itens que são de alta prioridade ou que seu sucessor vai encontrar de imediato, tais como eleições ou investigações em curso.
  • Auditorias de Prestígio: Tenha uma pasta de auditorias de prestígio concluídos. Isto é particularmente importante para os registros que foram enviados para auditoria regional ou nacional.

Fichas de Personagens e Background

É preferível que os oficiais incentivem todos os associados a armazenar suas fichas de personagens e background no Banco de Dados de Aprovação, mesmo que não tenham requerido nenhuma aprovação (ou não tenham a intenção de se candidatar a uma aprovação). Isso garante que todos os personagens para uma Linha de Jogo (Venue) em particular estão devidamente ligadas a VSS correta, e também torna mais fácil para um novo oficial ter acesso as fichas de personagens, sem a necessidade de transferência de arquivos adicionais.

Materiais de Cenário e Plotkits

Para Domínios e Regiões – um conjunto compartilhado de pastas Dropbox ou Google Docs compartilhados são recomendados. Estes são ambos excelentes métodos de tornar fácil para os novos oficiais encontrar rapidamente os materiais antigos e atuais para qualquer Linha de Jogo (Venue) que eles estão narrando, ou área que estão a coordenar. Ele também direciona o arquivamento de toda a informação, garantindo que não se torne perdida em anos futuros.

Cópias de Todos os Relatórios Apresentados pelo Titular Anterior do Cargo

Estes muitas vezes vão estar na pasta de itens enviados do endereço oficial de e-mail ou salvos como um documento do Google se preparados desta forma. Falhando isso, eles devem estar nos arquivos do grupo de relatórios da sua região. Se nenhum destes é o caso, cópias físicas ou cópias em uma unidade de CD ou flash devem ser transferidas entre os oficiais. Enquanto existirem cópias, essas cópias devem ser transferidas entre os oficiais.

Investigações e Ações Disciplinares

Um dos itns mais difíceis de rastrear entre oficiais de entrada e saída são as Investigações e Ações Disciplinares. Porque queremos respeitar a privacidade de nossos associados, muitas vezes vamos editar as versões publicadas/arquivadas dos relatórios de coordenador. Assim, é extremamente importante para garantir que quaisquer Investigações ou Ações Disciplinares que acontecem no curso do mandato de um oficial sejam transferidas para o oficial que inicia.

Lista de Tarefas

O Manual da Associado nem sempre é abrangente quando se trata das responsabilidades e requisições associadas com os cargos de ST ou Coordenador. Devido a isso, é importante que o oficial de saída faça uma linha do tempo e lista de tarefas para servir como uma “cola” para o oficial de entrada. Coisas como datas de vencimento para recomendações de prestígio para eventos regionais e nacionais, processos para fgotm e eventos regionais, e o status de envolvimento de um jogador em plotkits ou proxies.

 

Auditorias de Prestígio

Um dos documentos mais frustrantes e confusos para manter registro para os associados é o registro de Prestígio. De tempos em tempos, os associados continuamente perdem ou tem problemas em atualizar seus registros. Isto é ainda mais confuso, já que o clube teve recentemente uma mudança no processo pelo qual o prestígio é registrado e categorizado. Embora haja um grupo yahoo para auditorias nacionais, MCReview@yahoogroups.com, apenas 2 pessoas por região são permitidas nesse grupo, e é especificamente para revisão de Classe de Associação 12 +, ou quando um membro está transferindo entre regiões. É importante que cada coordenador acompanhe as auditorias dos seus associados, isso evita mágoas ao longo do caminho. Uma pasta Google Drive, pasta conta yahoo, dropbox, etc … Se em vez disso você simplesmente deseja salvá-lo para a unidade local, garanta que há um backup regular mínimos da informação, para que nada seja perdido.